Técnicas de archivo y tratamiento de documentación administrativa

Llamamos gestión documental al control archivístico de los documentos administrativos desde su origen en las oficinas hasta su transferencia a los archivos finales. En poco tiempo, en quince años, a marchas forzadas, la teoría archivística española ha alcanzado el desarrollo suficiente para afrontar esa tarea. Ahora, la gestión documental es la gran apuesta de nuestra profesión: de ella depende la solución, aunque sea a largo plazo, del colapso al que han llegado los archivos históricos e intermedios; de ella también depende, en parte, la esperada transformación de la Administración Pública, no menos colapsada…

A partir del material de trabajo, elaborado durante el desarrollo de este proyecto docente. Que ha constatado de 26 cursos hasta la actualidad, donde se ha formado aproximadamente a 650 funcionarios, se consideró la utilidad de poner por escrito las reflexiones extraídas de esta experiencia. Idea que surge gracias a la iniciativa de Riansares Serrano Morales, Directora del Archivo Histórico Provincial de Guadalajara, como representante de la Sección Territorial de Castilla – La Mancha de la Asociación Española de Archiveros Bibliotecarios, Museólogos y Documentalistas (ANABAD).

Uno de los objetivos prioritarios de este manual ha sido que fuera útil para todas aquellas personas que trabajan día a día con documentos administrativos, en un intento de acercarles la teoría archivística, con un lenguaje comprensible y de esta forma ayudarles al correcto tratamiento de su documentación.

CONTENIDO

I. Introducción al concepto de archivo

1. Definición
2. Objetivo y funciones
3. Clases de archivos
4. Diferencias y analogías entre archivos, bibliotecas y centros de documentación

II. El documento

Introducción

1. Definición
2. Características del documento de archivo

• Aspectos externos e internos de los documentos

3. Valores del documento
4. El carácter seriado de la documentación administrativa

• El concepto de serie documental
• El concepto de tipo documental
• Clases de series documentales
• Clasificación de tipologías documentales

5. Clases de documentos
6. El Patrimonio Documental

ANEXOS

III. Los archivos de gestión. Tratamiento y organización de la documentación administrativa

Introducción

1. Definición
2. Formación, funciones, servicios
3. Documentación de archivo y documentación de apoyo informativo
4. Principales tipos de documentales
5. Formas en las que se presenta la documentación administrativa. Orientaciones sobre su tratamiento

•  La correspondencia
• El expediente administrativo
• Los registros auxiliares

6. Planificación y control de la documentación administrativa

• El control de los documentos en España. La función del Registro General en las Administraciones Públicas
• Normalización de los documentos administrativos
• Diferentes modelos de la Política de Gestión de Documentos  

7. La clasificación

• Elementos a tener en cuenta para clasificar la documentación
• Sistemas de clasificación
• Elaboración del Cuadro de Clasificaciones en el de gestión

8. La ordenación

• Concepto
• Sistemas de ordenación. Ventajas e inconvenientes

9. Los instrumentos de descripción, control e información

• Descripción
• Control
• Información

10. Materiales de archivo, instalaciones y mobiliario

• Material de papelería: cajas, carpetas, subcarpetas y etiquetas identificadoras
• Sistema de instalación y mobiliario

Anexos

IV. Los archivos intermedios de deposito

1. Introducción: objetivos de los archivos intermedios de deposito
2. La existencia de dos clases de archivos de depósito en la fase intermedia semiactiva del documento: análisis de modelos
3. El Archivo Central

• Definición
• Funciones
• La transferencia de documentación
• El ingreso de series documentales. Procedimientos y normas
• La salida de series documentales. Procedimiento y normas

4. El tratamiento técnico de la documentación

• Recepción
• Identificación
• Clasificación
• Ordenación
• Valoración
• La descripción: los diferentes instrumentos de consulta

5. Los servicios que ofrece un archivo central

• Servicio a la propia institución
• Servicio a los ciudadanos y a la información de los documentos públicos

Anexos

Bibliografía